2023: ORGANIZE A PAPELADA!!!
Autor: Milton Correia Junior. Redator, jornalista e publicitário.
Nesta era digital, ainda há muito papel que temos em casa e que precisam ser arquivados. O começo do ano é o período ideal para fazer um balanço e ver o que pode ser descartado e jogado fora, para desocupar espaço.
Esse cuidado é importante, pois nunca se sabe quando precisaremos de um documento e por isso toda a papelada deve estar sempre à mão, para ser facilmente encontrada.
O melhor é se organizar corretamente e saber com certeza o que deve ser guardado e o que pode ser jogado fora, quando se fala em documentos, recibos e comprovantes de pagamento, entre outras coisas.
NUNCA JOGUE FORA:
Documentos pessoais – Certidões de nascimento; de casamento; atestados de óbito; carteiras de identidade; carteiras de habilitação, etc. Cópias xerocadas, se necessário, devem ser destruídas, e nunca jogadas inteiras no lixo. Também não se desfaça de comprovantes relativos a trabalho assalariado ou serviços prestados, como recibos e holerites, por exemplo, pois podem ser fundamentais para comprovar tempo de serviço para aposentadoria ou processos trabalhistas.
ANALISE COM CUIDADO O QUE PODE SER DESCARTADO:
Notas fiscais – Elas são necessárias apenas até o prazo de garantia do produto, dado pelo fabricante. Depois, não têm mais serventia. O ideal é guardar por cinco anos, caso o produto apresente um defeito de fabricação após algum tempo. Na verdade, sempre é bom conservá-las para comprovar que o bem foi adquirido por você.
Contas de luz, água, gás e telefone – A rigor, o Código Civil estabelece um prazo de 20 anos para que uma conta seja cobrada. Mas, na prática, ninguém vai guardar contas por tanto tempo, até por uma questão de bom senso. Como elas têm natureza jurídica semelhante a duplicatas e faturas, a jurisprudência (causas levadas a tribunal que ganham um parecer do juiz) já estabeleceu um prazo máximo de três anos para uma conta ser cobrada. Portanto, as contas dos anos anteriores aos três últimos podem ser descartadas.
Faturas de cartão de crédito – As regras são as mesmas que para contas de luz, água e gás. Guarde todas dos últimos três anos. A rigor, a administradora do cartão ainda poderá cobrá-la depois de três anos, mas aí é ela quem terá de provar que você não pagou.
Papéis do banco – É bom guardar os canhotos dos talões de cheques por seis anos. Embora os bancos tenham microfilmes de documentos, fique sempre com os extratos do início e final de cada ano. Guarde também comprovantes de depósitos em poupança e recibos de outros tipos de investimentos.
Seguros – Seguro-saúde: cada contrato especifica o prazo que o cliente deve guardar os recibos, sendo geralmente por um ano. Seguros em geral: fique com os comprovantes pelo prazo de validade do seguro, pois costumam ter renovação automática anual. Renovado o seguro, pode se desfazer dos recibos anteriores, pois passa a valer o novo.
Aluguéis e condomínios – Se você paga aluguel, o melhor é guardar todos os recibos (bem como os do IPTU) durante a vigência do contrato. Se você recebe aluguel, o critério é o mesmo. Quem paga condomínio deve guardar os comprovantes pelo prazo de três anos.
Imóveis financiados – Se você fez financiamento para comprar um imóvel pela Caixa Econômica ou pelo Banco, terá de guardar todos os comprovantes necessários, pois o imóvel está hipotecado e ainda não lhe pertence. Ele somente será seu quando você pagar o que deve, quitá-lo e receber a escritura definitiva, registrada em cartório. Aí a hipoteca deixa de existir, o imóvel é seu e você não tem mais dívidas com os agentes financeiros, podendo jogar fora a papelada anterior.
Impostos e Tributos – Todos os recibos referentes a obrigações fiscais, como pagamento de impostos do tipo ISS, por exemplo, devem ser guardados por cinco anos, conforme determina a lei. Por garantia, o melhor é deixar arquivado por seis anos.
Imposto de Renda – A lei é clara quando diz que a Receita Federal não pode lhe cobrar mais nada depois de cinco anos. Então você pode jogar fora tudo o que se refere ao Imposto de Renda de cinco anos atrás, como cópias de declarações, recibos, etc. Há porém duas observações: sempre é bom guardar a cópia da declaração, pois ela é um retrato da sua vida financeira, e mostra, ao longo dos anos, a sua evolução. Também é preciso cuidado com o fato de que a declaração entregue num determinado ano corresponde ao exercício anterior. Portanto, quando se fala em cinco anos, na verdade trata-se de seis. Isso, é claro, se você não tem débitos com a Receita e não foi chamada lá para prestar contas. Aí é melhor guardar tudo, pois você está na mira do leão e o caso muda de figura.
COMECE A GUARDAR
Todos os documentos que serão necessários para o imposto de renda do ano que vem, já devem ir sendo arquivados numa pasta especial. Assim, quando chegar o final do ano, já estarão à mão e você poderá providenciar o que está faltando. São eles: recibos de médicos, dentistas e hospitais; carnês para o pagamento de cursos e escolas; recibos de reformas em imóveis; cópias dos documentos do carro, se você trocou ou comprou um novo. Também é fundamental guardar cópia da papelada de imóveis, caso você tenha vendido (para calcular o lucro imobiliário) ou comprado, para incluir na declaração de bens. Guarde, inclusive, recibos de pagamentos efetuados a pessoa física, inclusive aluguel.
TEMPO IDEAL PARA GUARDAR OS PAPEIS
UM MÊS – Recibos do cartão de crédito; Recibos de pequenas compras; Comprovantes de depósitos bancários.
UM ANO – Canhotos do talão de cheques; Extratos bancários; Extratos dos cartões de crédito; Extratos de investimentos; Propostas, apólices e declarações de pagamento de seguros devem ser guardadas por um ano depois do término do serviço.
CINCO ANOS – Contas de água, telefone, luz e outros serviços essenciais
Recibos de pagamento de convênio médico
Mensalidade escolar
Pagamento de cursos livres
Comprovantes de pagamento de cartões de crédito
Comprovantes de pagamento de aluguel (devem ser guardados enquanto você estiver no imóvel e durante mais cinco anos depois que sair)
Recibos de diárias de hotéis
DEZ ANOS – Contas de condomínio (devem ser guardadas por todo o tempo em que você morar no imóvel e, depois que sair, durante mais 10 anos)
PARA SEMPRE – Declarações do imposto de renda
Registros de imóveis
Testamento
Holerites
Carnê do INSS
Outros
Documentos de consórcios (devem ser guardados até acabarem as transações)
Notas fiscais de compra de produtos (guardar durante a vida útil do produto)
Certificados de garantia (idem ao item acima)
Contratos (devem ser guardados até que o vínculo entre as partes seja desfeito)
Se você tiver papéis que não estão nesta relação, o melhor é conversar com um contador. Nunca se desfaça de um documento, se houver qualquer tipo de dúvida.
DIGITALIZAÇÃO – A digitalização de documentos é importante para você ter uma cópia a mais dos seus papeis caso alguma coisa aconteça com eles. Porém, a digitalização não dispensa o arquivamento dos documentos físicos importantes.
COMO ORGANIZAR OS SEUS DOCUMENTOS
ESTES DEVEM SER MUITO BEM GUARDADOS
Certidão de casamento
Certidão de nascimento
Certidão de óbito
Escrituras
Apólice e cartão do seguro do carro
Registro e títulos do carro
Cópia da carteira de motorista
Certificado de reservista
Cartões do INSS
Passaportes
Documentos legais de todos os tipos (divórcios, por exemplo)
Estes documentos podem ser guardados em pastas etiquetadas, fichários suspensos ou até mesmo em arquivos de aço, dependendo do espaço que você dispõe em sua casa.
TENHA SEMPRE À MÃO
Números de contas bancárias e senhas
Endereços de e-mail e senhas
Logins de sites e senhas
Registros de investimentos
Lista de endereço e telefone de parentes, amigos e outros úteis no geral
Senhas de cartões de crédito e débito, com telefones para emergências
Registros de impostos
Inventários dos bens domésticos
EMPREGADA DOMÉSTICA
As obrigações trabalhistas do empregador doméstico para com o empregado são muitas e, com isso, são gerados mensalmente muitos documentos como recibos, guias, férias, 13º salário, entre outros.
Os documentos de arrecadação do eSocial (DAE com o comprovante do pagamento) devem ser guardados durante cinco anos. A DAE paga serve para comprovar o recolhimento dos tributos e do FGTS junto aos órgãos arrecadadores e de fiscalização.
Já para comprovar o cumprimento das obrigações trabalhistas perante os órgãos de fiscalização e, eventualmente, à Justiça do Trabalho, os recibos de salário, férias, folha de ponto, acordos, declaração de devolução de CTPS, aquisição de vale-transporte, Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho e Termo de Quitação de Rescisão do Contrato de Trabalho – datados e assinados pelo trabalhador, também devem ser guardados pelo período de cinco anos, a partir da data de pagamento.
Importante: deve ser entregue ao empregado doméstico uma cópia da DAE paga com o comprovante bancário, junto com o Recibo de Salário.
FGTS – O recolhimento do FGTS é comprovado através do extrato da conta e pode ser acompanhado pela própria empregada doméstica. É importante que o empregador estimule seu funcionário a acompanhar os depósitos e rendimentos do seu FGTS.
PREVIDÊNCIA – Já o recolhimento da contribuição previdenciária e IRRF não precisa ser comprovado para a emprega doméstica, uma vez que é uma obrigação única e exclusiva do empregador para com a Fazenda Pública.
EMPREGADA O QUE GUARDAR – Cabe ao empregado doméstico guardar o contrato de trabalho com as especificações pertinentes ao vínculo empregatício, os Recibos de Salário, férias, o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho e o Termo de Quitação de Rescisão do Contrato de Trabalho para conferência das parcelas salariais recebidas.
